Modules

Op deze pagina treft u een lijst aan van alle automate modules inclusief de beschrijvingen en functionaliteiten in hoofdlijnen.

Cars

Uitgebreid kenteken registratie systeem inclusief debiteuren/crediteuren onderhoud

In het uitgebreide kenteken registratie systeem kunt u alle technische informatie kwijt die voor een voertuig van belang zijn. Tijdens het invoeren van een kenteken kunt u direct kiezen voor het aanmelden voor ORB/ORAD bij het RDW (zie module Meld ). Het melden van de kentekens gebeurt via VWE en A2SP die tevens ook Technische gegevens (TVI) terug koppelen van het kenteken. De meeste gegevens hoeft u dus niet meer zelf in te voeren wat u een hoop werk bespaart. Deze technische gegevens worden later weer gebruikt tijdens het herleidbaar demonteren en invoeren van de onderdelen van het desbetreffende kenteken.

Naast de terugkoppeling van de diverse RDW meldingen rekent het systeem ook de rest-BPM uit van een kenteken indien dit van toepassing is. Dit gebeurt op basis van de online VWE BPM calculator waar automate tijdens diverse handelingen (inkoop- en Facturering ) gebruik van maakt.
Dit scheelt u een hoop rekenwerk en kopzorgen.

Meld

Kentekens ORB/ORAD/OREH melden incl. Technische Voertuig Informatie

Zoals in de module Cars al genoemd kunt u met automate diverse meldingen doen door middel van communicatie. De communicatie loopt via VWE, A2SP en RDC die als providers opereren voor de RDW.

De volgende diensten kunt u binnen automate gebruiken mits u de juiste abonnementen heeft aangeschaft.

ORB = Online Registratie bedrijfsvoorraad. (inclusief digitale vrijwaring)
ORAD = Online Registratie Auto Demontage
OREH = Online Registratie Export
TVI = Technische Voertuig Informatie
BPM = Berekening van de rest-BPM tijdens inkoop- en facturering.

Zoals u ziet, een zeer uitgebreide communicatie-module die niet mag missen binnen uw automate systeem.

Parts

Voorraadbeheer met geavanceerd locatie systeem voor uw magazijn en andere uitgebreide functies

Het magazijn is de plek waar de onderdelen worden opgeslagen. Om een goed inzicht te hebben in de indeling van het magazijn wordt het volledig ingedeeld in locaties. Elk gebouw, verdieping, pad, vak of plank krijgt een locatie toegewezen. Barcode -etiketten met de toegewezen locatie kunnen geprint worden. Deze sticker kan op de daarvoor bestemde locatie worden geplakt. De voordelen van locatie etiketten zal in de module Handheld scanner duidelijk worden.

Het aanmaken van locaties binnen automate maakt deel uit van de module Parts. Deze module is bij de meeste bedrijven geactiveerd. Met de module Parts alléén, is het uitprinten van barcode-etiketten echter niet mogelijk. Daar zijn de modules Etiketten en Barcode voor nodig.

Wanneer er bij het in voorraad opnemen van onderdelen een locatie wordt toegewezen zal de computer niet alleen weten wat er in voorraad is maar ook waar het onderdeel ligt. Dit zal veel tijd wegnemen bij het zoeken naar onderdelen en maakt het verkopen van de onderdelen sneller en efficiënter.

Het is met deze module mogelijk om de in de voorraad geregistreerde onderdelen te koppelen aan een wagennummer, zodat achteraf te zien is wat er precies van een auto gedemonteerd is. De specificaties die bij het innemen van een voertuig worden ingevuld, worden ‘meegenomen’ bij het in voorraad nemen van de gedemonteerde onderdelen van dit voertuig.

Als u onderdelen verkocht heeft kunt u deze natuurlijk ook makkelijk uitboeken of netjes middels een Facturering verkopen zodat de voorraad actueel blijft.

Etiketten

Mogelijkheid tot het printen van adres etiketten

Met deze module kunt u gedetailleerde etiketten printen van onderdelen, voertuigen, debiteuren en crediteuren.

Zie ook de module Barcode

Barcode

Voertuig- en onderdeel labels voorzien van uitscanbare barcodes

Deze module is een uitbreiding op de automate module Etiketten .

Het biedt de mogelijkheid om speciale barcode-etiketten te printen. Deze barcode-etiketten kunnen met een barcodescanner worden ingelezen. Op uw monitor komen de specificaties van het gescande etiket beschikbaar om verder te verwerken.

In automate bestaat zowel binnen de module Facturering als in “Onderdelen verkopen” de mogelijkheid om een barcode-etiket in te scannen en/of uit de voorraad te halen.

Wanneer deze twee modules geactiveerd zijn op uw systeem, zullen de speciale barcode-etiketten automatisch worden geprint bij het in voorraad opnemen van onderdelen en voertuigen.

Naast het printen van adres-, onderdeel- en voertuigetiketten is er de mogelijkheid tot het printen van locatie-etiketten met barcode.

Slooprapport

Samenstellen van diverse soorten slooprapporten voor uw voertuigen

Automate heeft de mogelijkheid om drie soorten slooprapporten samen te stellen.
Deze slooprapporten hebben allen tot doel u te helpen beslissen wat er wel en wat er niet gedemonteerd moet worden van een voertuig.

Alle drie de slooprapporten maken gebruik van diversen in het automate systeem bekende statistische gegevens.
Er kunnen ‘bibliotheken’ worden aangelegd op verschillende manieren. Zo kunt u bijvoorbeeld van ieder merk/model een vast 'slooprapport' maken met de relevante onderdelen die gedemonteerd moeten worden. Bij het demonteren van een voertuig wordt eerst aangegeven wat er al in voorraad is van onderdelen met deze specificaties. Dit voorkomt onnodig demonteren van onderdelen die al voldoende voorradig zijn.

Nieuw

Leveranciers- en catalogussen vastleggen van nieuw, imitatie en revisie delen

Naast gebruikte onderdelen zijn steeds meer bedrijven zich aan het specialiseren in volwaardige nieuwe, imitatie en revisieonderdelen. Deze vergen een andere benadering dan gebruikt omdat deze onderdelen vaak afgenomen worden van leveranciers met hun eigen artikelnummers.

U kunt per leverancier catalogussen aanleggen met de belangrijke specificaties en artikelnummers. U kunt per onderdeel zelf 45 artikelnummers ingeven zodat u als het ware een crosslijst samenstelt die u in alle relevante automate programma's kunt gebruiken. Zeker tijdens het zoeken en verkopen van onderdelen heeft u hier veel profijt van.

Naast het printen en faxen van bestellijsten kunt u deze ook e-mailen vanuit het automate systeem.

Zie ook de module Ordering

Ordering

Bestellen nieuwe & revisie onderdelen op basis van minimum en maximum gewenste voorraad

Deze module is een onmisbare aanvulling op de automate module Nieuw .

Als u deze module heeft, kunt u in de catalogussen per artikelnummer aangeven wat er minimaal en maximaal van in de voorraad aanwezig dient te zijn. Met een druk op de knop kijkt het systeem wat er aangevuld moet worden en kijkt zelfs welke leverancier er het voordeligst is met zijn prijzen.

Als een artikelnummer om wat voor reden niet geleverd kan worden door een leverancier kunt u dit in backorder zetten zodat het systeem niet nogmaals een bestelling gaat plaatsen voor het desbetreffende artikelnummer.

Zo houdt u altijd een vinger aan de pols en heeft u nooit teveel voorraad.

Volg

Resultaten per soort voertuig op basis van merk, model en kenteken

De automate module Volg geeft de mogelijkheid om per individueel voertuig te bekijken wat deze tot in detail heeft opgebracht en wat er nog van op voorraad aanwezig is. Tevens worden er automatisch zogenaamde verzamelvoertuigen aangemaakt op basis van merk en model zodat men een algemeen beeld kan vormen van de inkoop waarde van een bepaald merk, model voertuig.

Verzend

Vrachtbrieven printen en elektronische koppelingen met verschillende vervoerders

Er wordt in de huidige tijd steeds meer rembours verstuurd en steeds minder afgehaald. Ook de pakketdiensten zitten niet stil en passen hun systemen continu aan. Naast de oude vertrouwde papieren verzendbiljetten en acceptgiro’s wordt er steeds meer gebruik gemaakt van het internet om opdrachten te versturen naar de verschillende pakketdiensten cq. vervoerders. Denk bijvoorbeeld aan TNT Parcelware. Zo heeft autonet in automate voor verschillende vervoerders een integratie gemaakt vanuit de module Facturering naar de diverse systemen.

Beschikbare koppelingen binnen automate

GLS-Lite Koppeling met desktop applicatie (online polling)
DHL Label generator (geen online koppelingen)
DHL For You (DFY) Label generator (geen online koppelingen)
TNT Parcelware Koppeling met desktop applicatie (online polling)
Hoekstra Automate Export / Hoekstra Import (CSV)
Tielbeke Upload naar online omgeving Tielbeke
Transmission Upload naar online omgeving Transmission
HST Online Upload naar online omgeving HST
Balder Logistiek Upload naar online omgeving Balder

Voor alle bovenstaande koppelingen geld dat ze alleen in combinatie met de automate module Facturering te gebruiken zijn.

Klachtenregistratie

Registratiesysteem van klachten volgens de ISO 9001 norm

De mogelijkheid om eventuele binnenkomende klachten over bepaalde zaken uitgebreid te registreren en te volgen totdat deze naar wens zijn afgehandeld. Hiermee heeft men een belangrijk hulpmiddel in handen waarmee men zwakke plekken binnen het bedrijf kan blootleggen waarop men actie kan ondernemen om herhaling in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. Voor de ISO certificering is het verplicht om dit goed en accuraat bij te houden.

Statistieken

Automatische registratie van gevraagde, verkochte en gemiste verkopen

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate modules Parts & Facturering .

Deze module registreert via het systeem verkochte, gevraagde- en gemiste verkopen. Deze kunnen werken in globale vorm zoals op merk & model, maar nog beter in combinatie met de automate module X-Change . Hiermee is het mogelijk om van hele specifiek beschreven onderdelen te zien, door middel van “hitlijsten”, hoe vaak het in een bepaalde periode verkocht is, hoe vaak er naar gevraagd is en hoeveel u bijvoorbeeld nee heeft moeten verkopen terwijl er wel voorraad van aanwezig was.
Uit deze statistieken kunt u bijvoorbeeld opmaken of bepaalde onderdelen misschien te duur aangeboden worden of niet meer interessant zijn om te demonteren.

Managementinformatie

Op diverse niveaus uitgebreide management rapporten genereren

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate modules Cars , Parts & Facturering .

In de huidige tijd is er steeds meer behoefte aan zogenaamde management informatie. Op basis van in het systeem bekende informatie kan men op verschillende fronten conclusies trekken.
Uit deze informatie kunt u bijvoorbeeld opmaken of bepaalde voertuigen of onderdelen misschien niet meer interessant zijn om te demonteren. Deze module geeft u als manager een goed inzicht in vraag, aanbod en kosten van voertuigen en onderdelen binnen uw bedrijf.

Handheld scanner

Met een draagbare barcodescanner u magazijn volledig beheren met vele functies

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate modules Cars , Parts , Facturering ,
Etiketten en Barcode .

Een must in een modern magazijn met veel extra’s. Buiten het locatie beheersysteem wat standaard in het automate pakket zit kan men ook de locaties en voorraad beheren met deze module. U bepaalt hiermee zelf of een locatie geschikt is om een onderdeel op de plaatsen door middel van deze draagbare barcodescanner. Wilt u weten wat u na verloop van tijd werkelijk in het magazijn heeft liggen dan behoort inventariseren ook tot een mogelijkheid. Deze inventarisatiefunctie is er in twee soorten; voor onderdelen en voor auto’s. Dit zijn de belangrijkste functies van de module HandHeld.

X-Change

Uw technische kennis van onderdelen vastleggen inclusief onderlinge uitwisselbaarheid van onderdelen

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate module Parts .

De eigen technische onderdelenkennis in een systeem onderbrengen waaruit men steeds weer kan putten. Geef via deze module aan dat een onderdeel van een type voertuig ook in andere types past. Bij niet voorradig van het door de klant gevraagde onderdeel wordt door het systeem een goed alternatief van een ander type in de voorraad aangeboden. Let wel, deze module wordt niet automatisch bijgewerkt maar vergt dagelijks intensief onderhoud door een medewerker die uitblinkt in technische onderdelenkennis en de verschillen en natuurlijk overeenkomsten van onderdelen op een voor iedereen duidelijke, leesbare manier in het systeem kan zetten.

Facturering

Uw onderdelen- en voertuigen factureren op alle mogelijke manieren inclusief marge- en rest BPM berekening

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate modules Cars & Parts .

De automate module Facturering behoort wel tot een van onze meest uitgebreide modules. Of men nu auto’s of onderdelen voor de handel wilt factureren, in de BTW, met berekening van rest BPM, Marge, BTW verlegd, en noem maar op. Verzamel facturen (Running Open Orders) voor vaste contacten, onderdeelgroepskortingen opgeven, reserveringen, deelbetalingen ga zo maar door. Dit is echt een module die in deze tijd op een modern autodemontagebedrijf niet mag ontbreken. Geen handgeschreven bonnetjes meer of zelf gefabriceerde A4 formulieren, nee, nette gespecificeerde facturen waar u en uw klanten zeer tevreden mee zullen zijn. Uw facturen zijn een visitekaartje voor uw bedrijf. In 1 handeling factureren en de voorraad bijwerken. Tevens is een koppeling mogelijk met pinapparatuur. Tijd is tegenwoordig geld.

Open Posten

Bewaak uw op rekening of rembours gemaakte facturen met dit programma

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate modules Cars , Parts & Facturering .

Facturen die op rekening en/of rembours zijn gemaakt, kan men via dit programma oproepen en indien wenselijk verwerken als zijnde betaald. Zo kan men de openstaande en te ontvangen posten van vooral de vaste debiteuren goed in de gaten houden.

Cash

Elektronisch kasboek om uw contante ontvangsten en uitgave inzichtelijk te hebben

Alle contante in- en verkopen binnen automate worden in deze ‘kassa’ module vastgelegd. Vergelijk het maar met de aloude kassarol van de supermarkt, maar dan elektronisch. Indien gewenst kan men per dag de kassa afsluiten met een handig telprogramma waarmee u alleen het aantal biljetten en munten hoeft in te geven. Alle dag afsluitingen worden opgeslagen zodat u deze altijd kunt raadplegen.

Omzet

Diverse uitgebreide omzet overzichten gevoed vanuit de facturering

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate modules Cars , Parts & Facturering .

Alle verkopen die men via het systeem doet worden met naam geregistreerd en zijn via dit programma tot in detail te bekijken. Zo wordt iedere verkoop voorzien van een verkoopdatum en volgnummer. Indien verkopen via de module Facturering zijn gegaan kunt u van hieruit de factuur bekijken of gewoon periodieke overzichten opvragen van uw verkopen. In combinatie met de module Grootboekkoppeling kunt u tevens per grootboekrekening zien of deze in de BTW, Marge of op andere wijze is gedaan.

Grootboekkoppeling

Grootboekrekening-schema waar uw verkopen uitgesplitst in geregistreerd worden

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate modules Cars , Parts , Facturering & Omzet

Door middel van een zeer uitgebreid grootboekrekeningschema worden uw verkopen op de goede omzet rekeningen gezet. Zie ook beschrijving van de module omzet. U kunt op ieder tijdstip uitdraaien maken van de grootboekrekeningen en de daarop geboekte verkopen die u aan uw boekhouder kunt geven voor verwerking in een eigen boekhoud pakket.

Tevens is er een export te maken van alle financiële transacties gemaakt in een bepaalde periode welke door uw boekhouder geïmporteerd kunnen worden in zijn/haar boekhoudpakket.

D3-userlicentie werkplek

Per werkplek heeft men een D3 userlicentie nodig om gelijktijdig in het automate systeem te kunnen werken

Ieder automate systeem wordt standaard voorzien van een zogenaamde D3 userlicentie hoofdscherm. Deze is nodig om via een telnetcliënt in automate te kunnen werken. Als u met meerdere computers ‘schermen’ gelijktijdig wilt werken zijn er ook meerdere userlicenties nodig. Met andere woorden; u kunt uw systeem uitbreiden tot een zeer uitgebreid netwerk tot wel 250 gebruikers waarmee u het hele bedrijf kunt bedienen

Abonnement de Onderdelenlijn

Aanvragen voor onderdelen bekijken al dan niet geïntegreerd in het automate softwarepakket

Minimale eisen voor nieuwe abonnees vanaf 1 oktober 2012: Kvk autodemontage, Stiba of ARN lid, RDW Orad, KZD2, zakelijke website & emailadres, vast telefoonnummer.

Abonnement Onderdelenlijn Online

Onderdelen voorraad realtime op internet

Deze module is alleen te gebruiken in combinatie met de automate module Parts .

Voordat u online kunt met uw voorraad zal dit veel werk en onderhoud vereisen van uw bedrijf en personeel. Het in orde houden van uw voorraad is hierin uitermate belangrijk. Dit betekent dat het inboeken en verkopen van de onderdelen gestructureerd gedaan moet worden. Wanneer alles vast ligt in de computer kunt u ten alle tijden vertrouwen op hetgeen u op het scherm ziet. En hiermee kan de klant altijd vertrouwen op hetgeen hij/zij ziet liggen in uw online voorraad.

Uw voorraad staat op www.onderdelenlijn.nl en op uw eigen website middels I-frame.

Abonnement Onderdelenlijn Online XML

Onderdelen voorraad realtime op uw eigen website via XML

Middels XML uw eigen online omgeving laten ontwikkelen voor eigen website. Pas de online omgeving volledig aan op uw eigen huisstijl en bepaal uw eigen look en feel voor het zoeken naar onderdelen. Neem hiervoor altijd contact op met uw webdesigner.